WhatsApp Business voor reserveringen: de instelling die converteert

Eerst even: gewone WhatsApp vs WhatsApp Business

Het zijn twee aparte apps in de store. WhatsApp Business is gratis, werkt hetzelfde als de normale, maar voegt toe: bedrijfsprofiel, catalogus, automatisch welkomstbericht, afwezigheidsbericht buiten openingstijden, snelle antwoorden (sneltoetsen), labels voor klanten en basisstatistieken.

Simpele regel: als je hetzelfde nummer voor je bedrijf gaat gebruiken, stap dan over op Business. Wil je privé en werk scheiden, gebruik dan een tweede telefoon of een goedkope eSIM en houd Business voor het bedrijf.

BelangrijkBij het installeren van WhatsApp Business kun je de geschiedenis van gewone WhatsApp automatisch migreren. Je hoeft geen gesprekken te verliezen of van nummer te wisselen.

Stap 1 · Compleet bedrijfsprofiel

Ga naar Instellingen → Bedrijfsinstellingen → Profiel. Vul alle velden in:

Naam van het bedrijf (niet je persoonlijke naam)
Juiste categorie (restaurant, schoonheid, gezondheid, dienstverlening etc.)
Adres met kaart
Openingstijden — cruciaal, hier rekent het afwezigheidsbericht op
E-mail en website
Profielfoto: logo of gevel, geen selfie
Beschrijving: één duidelijke zin over wat je biedt

Dit ziet de klant voordat hij je schrijft. Met een goed profiel oog je al meteen als een serieus bedrijf en niet als iemand die het gisteren is begonnen.

Stap 2 · Automatisch welkomstbericht

Wordt verstuurd de eerste keer dat iemand je schrijft. Gebruik het om context te geven en verwachtingen te scheppen:

Hoi, hebben jullie morgen plek voor een knipbeurt? 22:47

Hoi! Bedankt voor je bericht aan Salón Marea 💇‍♀️ We reageren tussen 9:30 en 19:00 (ma-za). Wil je nu meteen reserveren, dan kan dat 24/7 hier: 👉 salonmarea.es/reservar Voor andere vragen reageren we morgenochtend als eerste. 22:47

Wat belangrijk is in het welkomstbericht:

Bevestig dat je het hebt gezien — neemt de "hebben ze me gelezen?"-spanning weg
Schep verwachtingen over openingstijden — voorkomt dat ze je drie keer in twee uur appen
Geef een directe uitweg — link naar het reserveringssysteem zodat ze direct kunnen afronden
Menselijke toon — emoji, naam van het bedrijf, niet robotachtig

Stap 3 · Afwezigheidsbericht (buiten openingstijden)

Activeer "Afwezigheidsbericht" in Bedrijfsinstellingen. Wordt alleen verstuurd als je gesloten bent (gebruikt de openingstijden die je hebt ingesteld). Gebruik het voor wie je om 11 uur 's avonds appt:

Hoi, ik wilde een tafel reserveren voor 4 personen op zaterdag 23:12

Hoi! We zijn nu gesloten 🌙 We openen morgen om 13:00. Kun je niet wachten, reserveer dan nu meteen hier: 👉 chiringuitolaluna.es/reservas (Kies dag, tijd en aantal personen — direct bevestigd) 23:12

Dit bericht redt je meer reserveringen dan bijna iets anders dat je doet. Mensen kiezen 's avonds waar ze heen gaan, op het moment dat jij al gesloten bent. Geef je ze geen uitweg, dan openen ze het volgende tabblad en reserveren bij je buurman.

Stap 4 · Snelle antwoorden (jouw sneltoetsen)

In Bedrijfsinstellingen → Snelle antwoorden. Dit zijn sjablonen die je activeert met "/" + woord. De essentiële om mee te beginnen:

/prijzen — overzicht van diensten en prijzen
/openingstijden — volledige openingstijden inclusief feestdagen
/kaart — link naar Google Maps van je locatie
/reserveren — directe link naar het reserveringssysteem
/betalen — betaalopties (Bizum, kaart etc.)
/bedankt — "Bedankt voor je vertrouwen! Als alles goed was, stellen we een review op Google enorm op prijs: [link]"

/reserveren typen kost 1 seconde tegen 20 keer per dag dezelfde tekst typen. Je bespaart letterlijk een uur per dag.

Stap 5 · Catalogus (alleen als het past)

Als je gedefinieerde producten of diensten verkoopt (lessen op de sportschool, behandelingen in de salon, gerechten, panden te koop), zet ze dan in de catalogus — elk met foto, naam, prijs en korte beschrijving. Vraagt iemand "wat bieden jullie aan?", dan stuur je de hele catalogus en klaar. Werkt als lichte etalage.

Stap 6 · wa.me-link en knop op je website

WhatsApp genereert een link die direct een chat met jou opent, zonder dat de klant je nummer hoeft op te slaan. Formule: https://wa.me/34XXXXXXXXX (met landcode 34 zonder de +). Je kunt een vooringevuld bericht toevoegen:

https://wa.me/34631XXXXXX?text=Hoi%2C%20ik%20wil%20graag%20een%20tafel%20reserveren%20voor%20zaterdag

Die link zet je op:

De zwevende WhatsApp-knop op je website (rechtsonder, vast)
Je Instagram-bio
De voet van elke e-mail
De geprinte QR-code op je tafel, balie of kassabon
Je Google Business-profiel

Elk van die punten is een extra deur naar je inbox. En daarom werkt Business: je krijgt meer berichten, maar je beantwoordt ze ook beter.

Stap 7 · Labels om geen klanten te verliezen

Houd in je chatlijst een chat ingedrukt en geef hem een label: "Nieuw", "Reservering bevestigd", "Wacht op betaling", "VIP-klant", "Opvolgen". Binnen twee weken heb je je eigen mini-CRM gratis. Zoek je op "Opvolgen", dan zie je de chats die zijn afgekoeld en kun je ze terugwinnen met een kort beleefd bericht.

De flow die het beste converteert

Van alle opzetten die we hebben getest met bedrijven aan de Costa Tropical, levert deze de meeste reserveringen op:

Klant schrijft via WhatsApp (heeft je gezien op Google Maps, Instagram of de website)
Welkomstbericht biedt de reserveringslink
40-60% reserveert direct zonder verder gesprek
De rest stelt een concrete vraag — die beantwoord je met een snel antwoord
Bevestig met een kort bericht en label de chat als "Reservering bevestigd"
De dag nadat ze zijn geweest, stuur je /bedankt met de vraag voor een review

Die gesloten lus — van werving tot review — beweegt op de lange termijn de meeste naald. Want elke nieuwe review voedt weer de Local Pack van Google (zie artikel over Google Maps), en de Local Pack stuurt meer klanten naar WhatsApp. Cirkel rond.

Wat je niet moet doen

Stuur geen massaberichten naar je contactenlijst zonder toestemming — dat valt onder LSSI en kan een boete opleveren.
Gebruik geen groepen met gemengde klanten (privacy-schending, AVG).
Zet "laatst gezien" niet aan zodat klanten zien of je online bent — beheer verwachtingen via het afwezigheidsbericht.
Beantwoord buiten openingstijden niet vanaf je privételefoon — gun jezelf rust. Daar is het automatische bericht voor.

Samenvatting op één scherm

Installeer WhatsApp Business, migreer de geschiedenis
Vul profiel en openingstijden in
Welkomstbericht met reserveringslink
Afwezigheidsbericht met reserveringslink
6 basis-snelle antwoorden
Catalogus indien van toepassing
wa.me-knop op website, Instagram, e-mail en QR
Labels per klantstatus

Met die acht dingen ga je van "ik antwoord wel als ik kan" naar een systeem dat om drie uur 's nachts voor je werkt. En dat merken klanten.

Wil je dat we het voor je inrichten? We zetten WhatsApp Business helemaal op + de knop op de website + de link in Google Business in een pakket vanaf het Lanceringspakket.